Backup Microsoft 365

„Nasze rozwiązania obejmują kompleksowe kopie zapasowe skrzynek pocztowych programu Exchange, plików z OneDrive for Business, danych z Teams, SharePoint Online oraz kont zespołowych. Dane przechowujemy w bezpiecznej chmurze zgodnej z międzynarodowymi standardami (ISO 27001, RODO), zapewniając jednocześnie ich szybkie i granularne odzyskiwanie”. – Łukasz Małkiewicz, CEO Avendi.

Dlaczego Microsoft 365 wymaga dodatkowego backupu?

Pakiet Microsoft 365 nie oferuje pełnoprawnego systemu backupowego. Użytkownik otrzymuje ograniczoną retencję danych (zazwyczaj 30-90 dni), wersjonowanie plików i możliwość przywracania usuniętych elementów w bardzo krótkim oknie czasowym. Po jego upływie dane są bezpowrotnie usuwane – również w wyniku zwykłego błędu użytkownika.

W Avendi codziennie wdrażamy systemy ochrony przed następującymi ryzykami:

• trwała utrata plików i wiadomości po usunięciu konta lub zakończeniu licencji;
• niemożność odzyskania danych z czatów prywatnych lub kanałów Teams po zakończeniu retencji;
• brak możliwości spełnienia wymogów audytu lub kontroli prawnej ze względu na brak wersjonowanej historii danych.

Według danych raportu Gartnera, aż 70% przypadków utraty danych w chmurze wynika z błędów użytkowników, a nie awarii systemu. Bez niezależnej kopii zapasowej Microsoft 365, użytkownik traci możliwość ich odzyskania po zakończeniu okresu przechowywania przez Microsoft.

Właśnie dlatego tworzymy systemy tworzenia kopii zapasowych danych Microsoft 365, które działają niezależnie od platformy producenta, oferując pełną kontrolę i długoterminową ochronę danych.

Jakie usługi Microsoft 365 obejmuje backup?

Backup, który wdrażamy w Avendi, obejmuje wszystkie elementy środowiska Microsoft 365, w tym dane osobiste, zespołowe i współdzielone. Zapewniamy pełne pokrycie najważniejszych obszarów pracy biurowej i komunikacji cyfrowej.

Outlook / Exchange Online – maile, kontakty, kalendarze

W ramach ochrony Exchange Online, zabezpieczamy:

• wiadomości e-mail – w tym całą zawartość skrzynki pocztowej oraz foldery;
• załączniki, kontakty, notatki i wpisy w kalendarzu – również elementy współdzielone.

Administrator może przywracać zarówno całe skrzynki, jak i pojedyncze wiadomości.

OneDrive for Business – pliki użytkownika

Backup obejmuje wszystkie pliki i foldery OneDrive, również wersjonowanie i historię zmian. Odtwarzamy dane nawet po całkowitym usunięciu konta użytkownika.

SharePoint Online – biblioteki dokumentów i witryny zespołów

Wspieramy pełne kopie zapasowe witryn programu SharePoint, w tym:

• dokumenty, biblioteki, uprawnienia, ustawienia witryn i struktury zespołów;
• dane z niestandardowych list, podstron oraz repozytoriów zawartości.

Backup realizujemy w sposób ciągły lub cykliczny, zgodnie z harmonogramem.

Microsoft Teams – czaty, pliki, kanały, zespoły

Backup obejmuje zarówno czaty prywatne, jak i wiadomości z kanałów, a także pliki, notatki i nagrania spotkań. Odzyskujemy również dane zespołów, w tym ich strukturę i przypisanych członków.

Grupy Microsoft 365 i Planner – elementy współdzielone

Chronimy dane tworzone w ramach Grup Microsoft 365 – konwersacje, kalendarze grupowe, zadania w Plannerze, załączniki, dokumenty, planery projektów. Wszystkie dane współdzielone mogą zostać przywrócone bez odtwarzania kont indywidualnych.

Jak działa backup Microsoft 365 w AvendiIT?

Stosujemy sprawdzoną, zautomatyzowaną metodologię backupu. Obejmuje ona integrację środowiska Microsoft z naszą platformą oraz konfigurację harmonogramu wykonywania kopii zapasowych pakietu Microsoft 365. Cały proces realizujemy samodzielnie – bez potrzeby angażowania zespołu IT klienta.

Połączenie środowiska klienta z platformą backupową

Integrujemy Twoje konto Microsoft 365 z naszym systemem za pomocą bezpiecznego połączenia zgodnego z RODO i standardami branżowymi. Proces ten przeprowadza nasz zespół techniczny.

Automatyczne tworzenie kopii zapasowych w ustalonych interwałach

Ustalamy harmonogram (dzienne, godzinowe lub ciągłe tworzenie kopii zapasowych), który odpowiada na potrzeby Twojej organizacji. Proces odbywa się automatycznie, bez udziału użytkownika.

Przechowywanie danych w chmurze (zgodnej z RODO, ISO 27001)

Przechowujemy kopie zapasowe danych Microsoft 365 wyłącznie w centrach danych certyfikowanych zgodnie z ISO 27001. Możliwy jest wybór lokalizacji danych – Polska, Unia Europejska, lokalne środowisko klienta, regiony multi-cloud.

Szybkie wyszukiwanie danych i odzyskiwanie pojedynczych plików, wiadomości lub całych kont

Dzięki granularnemu dostępowi możliwe jest szybkie odzyskiwanie:

• pojedynczych wiadomości e-mail lub plików;
• folderów, elementów kalendarza, kontaktów, dokumentów;
• pełnych kont użytkowników lub całych struktur zespołowych.

Dostęp do historii wersji i długoterminowa retencja

Każdy backup zawiera historię wersjonowania – pozwalającą na powrót do poprzedniego stanu z dowolnego momentu. Standardowo oferujemy retencję 30 dni, 1 rok, 3 lata lub do 10 lat – w zależności od regulacji wewnętrznych lub wymogów prawnych.

Funkcje backupu Microsoft 365

Zastosowanie naszych rozwiązań umożliwia firmom pełne zarządzanie kopiami zapasowymi, dostęp do danych w dowolnym momencie oraz zgodność z normami branżowymi.

Automatyczny backup codzienny lub ciągły

Dane zabezpieczane są zgodnie z ustalonym harmonogramem, bez potrzeby ręcznego uruchamiania kopii.

Intuicyjny panel do odzyskiwania danych przez administratora

Administrator uzyskuje dostęp do platformy, w której może samodzielnie przywracać dane, przeszukiwać archiwum i zarządzać uprawnieniami.

Obsługa wielu kont użytkowników z centralnego panelu

Backup obejmuje wiele kont jednocześnie. Wszystkie dane można przeglądać, raportować i filtrować z poziomu jednej konsoli zarządzającej.

Retencja danych nawet do 10 lat

Dane mogą być przechowywane zgodnie z polityką organizacji – również dla kont nieaktywnych lub archiwizowanych projektów.

Zgodność z wymaganiami audytów i przepisami prawa

Backup spełnia wymogi wynikające z RODO, NIS 2, ISO 27001 oraz regulacji branżowych w sektorze finansowym, publicznym i medycznym.

Korzyści z backupu danych Microsoft 365

Wdrożenie kopii zapasowej Microsoft 365 w firmie przynosi konkretne i mierzalne korzyści. W Avendi wspieramy organizacje w minimalizowaniu ryzyk, utrzymaniu ciągłości działania i realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Ochrona przed błędami ludzkimi i przypadkowym usunięciem

Najczęstszą przyczyną utraty danych są błędy pracowników – przypadkowe usunięcie pliku, folderu, wiadomości lub całego konta. Dzięki tworzeniu kopii zapasowych danych Microsoft 365, odzyskujemy elementy w dokładnie takiej formie, jakiej potrzebujesz – z możliwością wskazania wersji pliku lub daty przywrócenia.

Bezpieczeństwo danych nawet po usunięciu konta użytkownika

Kiedy użytkownik odchodzi z organizacji, jego konto może zostać usunięte lub zablokowane. Microsoft nie przechowuje wtedy danych w nieskończoność – w niektórych przypadkach po 30 dniach wszystko znika. Nasz backup zabezpiecza dane niezależnie od statusu konta, co jest istotne dla działów kadr, prawnych i finansowych.

Odporność na ataki ransomware i phishing

Backup jest skuteczną warstwą ochronną przed skutkami ataków szyfrujących dane. Dzięki kopiom zapasowym danych Microsoft 365, możliwe jest przywrócenie czystych wersji plików, wiadomości i konfiguracji – bez potrzeby płacenia okupu lub odtwarzania środowiska od podstaw.

Elastyczność w odzyskiwaniu pojedynczych danych lub całych kont

Z naszego rozwiązania korzystają zarówno administratorzy IT, jak i działy compliance. Możliwość odzyskania jednego e-maila, konkretnego pliku lub całej skrzynki pocztowej Exchange Online daje elastyczność działania w sytuacjach nagłych, przy audytach lub w ramach obsługi zgłoszeń wewnętrznych.

Spełnienie wymogów RODO i audytów wewnętrznych

Backup danych to część obowiązków wynikających z RODO, ISO 27001, NIS 2 oraz regulacji sektorowych. Nasz system umożliwia generowanie raportów z dostępów, działań, historii kopii i operacji przywracania – co istotnie ułatwia przygotowanie do kontroli zewnętrznej lub wewnętrznego przeglądu zgodności.

Dla jakich firm rekomendowany jest backup Microsoft 365?

Z naszego doświadczenia wynika, że niezależny backup danych z platformy Microsoft 365 jest niezbędny w każdej firmie, która korzysta z usług chmurowych do codziennej pracy. W szczególności wdrażamy backup Office 365 w następujących typach organizacji:

Firmy korzystające z Microsoft 365 jako głównego środowiska pracy

Jeśli Twoja organizacja pracuje codziennie na Outlooku, OneDrive, SharePoint i Teams, ryzyko związane z utratą danych dotyczy wszystkich pracowników. Backup daje gwarancję odzyskania danych z każdego narzędzia pakietu.

Przedsiębiorstwa z dużą rotacją pracowników lub licznymi projektami

W firmach, gdzie struktura zespołów zmienia się dynamicznie, potrzebna jest możliwość odzyskania danych kont nieaktywnych. Nasze rozwiązanie przechowuje kopie zapasowe kont usługi OneDrive i skrzynek pocztowych nawet po zakończeniu współpracy z pracownikiem.

Organizacje regulowane przepisami (RODO, NIS 2, ISO 27001)

Dane osobowe, dokumentacja medyczna, korespondencja prawna – wszystkie te elementy podlegają obowiązkowi tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Zapewniamy ich zgodne z prawem przechowywanie, szyfrowanie i odtwarzanie.

Instytucje publiczne i sektor specjalistyczny (finanse, prawo, zdrowie)

W tych organizacjach wymogi bezpieczeństwa są szczególnie rygorystyczne, a dane są wrażliwe i trudne do odtworzenia. Backup danych Microsoft 365 stanowi standard przy wdrożeniach w urzędach, kancelariach, klinikach i instytucjach rządowych.

Koszt backupu Microsoft 365 – co wpływa na wycenę?

Koszt wdrożenia i utrzymania kopii zapasowej Microsoft 365 zależy od kilku parametrów. W Avendi każda wycena jest indywidualna i oparta na rzeczywistych potrzebach organizacji.

Główne czynniki wpływające na koszt:

• liczba kont użytkowników objętych backupem – im więcej kont, tym wyższe wolumeny danych;
• zakres ochrony – backup może obejmować tylko Exchange Online, lub również OneDrive, Teams, SharePoint Online, Planner;
• okres retencji danych – 30 dni, 1 rok, 3 lata, do 10 lat – wpływa to na ilość danych przechowywanych w archiwum;
• wymagania dotyczące odzyskiwania – standardowe SLA lub szybki odzysk danych, priorytetowe przywracanie;
• lokalizacja backupu – dane mogą być przechowywane w Polsce, UE, regionach multi-cloud lub lokalnym środowisku klienta.

Przy małej firmie z 10 kontami, cena może wynosić już od 12–15 zł netto miesięcznie za użytkownika. Dla organizacji z większymi wymaganiami przygotowujemy dopasowane modele subskrypcyjne i rozliczenia zgodne z zużyciem.